Es ist Fastenzeit – die Zeit, in der immer mehr Menschen bewusst auf etwas verzichten, um Freiräume zu schaffen für die Dinge, die wirklich wichtig sind.
Wie das im Arbeitsalltag aussehen kann, zeige ich Dir in diesem Blogartikel am Beispiel Meeting-Fasten.
Meetings sind in der Wahrnehmung vieler Mitarbeitenden und Führungskräfte zum Zeitfresser Nr. 1 mutiert. Der Vorteil des schnellen virtuellen Zusammentreffens hat vielerorts zu einer nachlässigen Vor- und Nachbereitung geführt. Jede/r kann sich schnell mit jeder/m treffen, um etwas zu besprechen. Das Resultat sieht folgendermaßen aus:
- ein voller Kalender
- Mehrfachbuchungen
- Meetinghopping
- Mangelnde bis keine Vorbereitung
- Abschweifen vom Thema – wenn überhaupt eines bestimmt war
- Keine greifbaren Ergebnisse
- Stark eingeschränkte Aufmerksamkeit, weil nebenbei andere (zum Teil die wirklich wichtigen) Arbeiten verrichtet werden
- ... Du könntest diese Liste sicher noch um Einiges ergänzen.
Ich möchte Dich deshalb zum Meetingfasten einladen.
So kann Dein Start aussehen:
Wirf einen Blick in Deinen Kalender bis zum Ende der kommenden Woche
Gehe alle Meetings durch und stelle Dir 3 Fragen:
- Kann ich in diesem Meeting selber einen Mehrwert stiften?
- Nehme ich für mich einen Mehrwert mit?
- Erfüllt das Meeting für mich die Mindestanforderungen an Struktur und Effizienz wie z.B.
- Eine klare Agenda, an die Ihr Euch haltet
- Eine konsequente Moderation
Dokumentierte Ergebnisse - Getroffene Vereinbarungen, deren Umsetzung nachgehalten wird
Triff auf der Grundlage dieser Fragen die Entscheidung, ob Du an dem Meeting teilnimmst oder nicht.
Wenn Du teilnimmst, sei mit der vollen Konzentration (ohne Ablenkungen) dabei. Wenn Du nur zu einem bestimmten Teilthema etwas beitragen kannst, brauchst Du auch nur zu diesem Zeitpunkt zum Meeting dazustoßen. Anhand der Agenda solltest Du den Zeitpunkt Deiner Anwesenheit schnell identifizieren können.
Nutze die gewonnene Zeit
Die durch Meeting-Absagen gewonnene Zeit kannst Du ganz bewusst für konzentriertes Arbeiten, z.B. mit der Pomodoro-Technik, nutzen. Lies hierzu auch gerne meinen Blogbeitrag.
Dokumentiere gerne die gewonnene Zeit und wie Du sie genutzt hast.
Solltest Du zu dem ungewöhnlichen Ergebnis kommen, dass Du kein einziges Meeting streichen kannst, räume Dir zumindest eine regelmäßige meetingfreie Mittagspause sowie einen meetingfreien Tag pro Woche ein.
Wiederhole dieses Vorgehen in jeder Woche bis zum Ende der Fastenzeit. Erzähle gerne Freund:innen und Kolleg:innen davon – vielleicht fastet Ihr im Team gemeinsam. Der Leidensdruck in Bezug auf die Meeting-Schwemme ist so hoch, dass Du mit Sicherheit Verbündete finden wirst.
Am Ende der Fastenzeit ziehst Du Dein persönliches Fazit:
Die nachstehenden Leitfragen können Dich bei Deiner Reflexion unterstützen
- Wie viele Stunden hast Du durch das Meetingfasten gewonnen?
- Wie viele der gewonnenen Stunden konntest Du für konzentriertes Arbeiten nutzen?
- Welches Projekt hast Du dadurch vorangebracht?
- Wie hast Du Dich beim Blick auf Deinen weniger vollen Terminkalender gefühlt?
- Welche Auswirkungen hatte das Meetingfasten auf Dein Wohlbefinden insgesamt?
Ich wünsche Dir viel Erfolg, stehe für auftretende Fragen sehr gerne zur Verfügung und freue mich über einen Kommentar zu Deinen Erfahrungen.
Herzlichst,
Kathrin
