Mit schlanken Prozessen in den Flow kommen – Fallbeispiel Dokumentationsprozesse eines Teams

Beim Flow geht es um die Balance zwischen Herausforderung und Machbarkeit, um das Erreichen selbst gesteckter Ziele mit anschließender Reflexion und das Gefühl von Kontrolle. Business Minimalismus kann einen entscheidenden Beitrag leisten, um das berauschende Flow-Gefühl zu erleben; denn Freude braucht Zeit, Herausforderung braucht intensives Denken und Deine Ziele brauchen Deine volle Aufmerksamkeit.

Gut in den Flow kommt Ihr, wenn Eure Prozesse fließen.

Ich habe mit einem Team in einem eintägigen Workshop die Dokumentationsprozesse unter die Lupe genommen. Ich glaube, dass die Erfahrungen des Teams auch für Dich sinnvoll sein können, deshalb möchte ich sie an dieser Stelle teilen.

Der Ausgangspunkt

Eine übergeordnete Führungskraft hat KPIs abgefragt und das Team ist nach eigener Aussage „…ein bißchen wie ein Hühnerhaufen“ losgejagt, um die geforderten Daten zu sammeln. Hieraus ist der Wunsch entstanden, mehr Ordnung und Struktur in die Dokumentationsprozesse zu bringen. Geplant wurde ein eintägiger Workshop. Und so sind wir vorgegangen:

Ablauf des Workshops

1. Würdigung des bisher Erreichten

Im ersten Schritt haben wir all die Prozesse gewürdigt, die schon gut laufen. Hilfreiche Fragen sind hier:

• Was sind die Qualitäten dieser gut laufenden Prozesse?
• Wie haben wir es geschafft, sie dauerhaft zu implementieren?
• Welche unserer Stärken haben dazu beigetragen?

2. Sinn & Nutzen

Um das „Wozu“ des Workshops herauszuarbeiten, diente die Frage:

„Was wird möglich, wenn wir unsere Dokumentation verbessern?“

Die Antworten hätten vielfältiger nicht sein können, hier ein kleiner Auszug:

• Schnellerer Einstieg in Prozesse
• „Vor die Welle kommen“
• Dokumente schnell finden
• Eigener Überblick und Struktur
• Handlungsfähigkeit bei Abwesenheit
• Arbeitszeit sparen
• Sichtbarkeit unserer Dienstleistung im Außen
• Basis für Innovation
• Stress sinkt, Resilienz steigt, Zeit für die coolen Themen

Was sind Eure guten Gründe für einen schlanken Dokumentationsprozess?

3. Dokumentation konkret: Was? Für wen? Wofür?

Business-Minimalismus heißt immer Konzentration auf das Wesentliche. Es geht nicht darum, ALLES zu dokumentieren, sondern:

• Die wesentlichen Dinge (in unserem Fall Dashboards, die von allen genutzt werden)
• Für die wesentlichen Zielgruppen (Team/neue MA/übergeordnete FK/Stakeholder im Unternehmen) mit dem
• wesentlichen Nutzen (auswertbare KPIs, Belegbarkeit für Audits, eigene Entwicklung)

4. Unsere blinden Flecken

Die blinden Flecken sind wir mit der Intervention „Expedition eines Neulings“ angegangen:

Stellt Euch vor, eine neue Mitarbeiterin kommt ins Team und niemand von Euch ist erreichbar. Alle Informationen erschließen sich aus Eurer Dokumentation. Welche Stolpersteine gibt es für die neue Mitarbeiterin/den neuen MA?

Zusätzlich könnt Ihr Euch auch noch fragen:

• Welche Fragen werden bei uns im Team immer wieder gestellt?
• Was sucht Ihr immer wieder aufs Neue?
• Bei welchen Dingen müsst Ihr lange suchen?

Das Ergebnis dieser Übung war ergiebig und ich glaube, dass es bei vielen anderen Teams nicht anders aussehen wird.

5. Kategorisieren der blinden Flecken

Für das Sortieren der blinden Flecken haben wir die folgende Kategorisierung genutzt:

• Aktualitätsblindheit (wurde in Bezug auf mehrere Kategorien genannt)
• Wissensblindheit (z. B. Wissen aus Meetings, das verloren geht)
• Verantwortungsblindheit (Wer ist Ansprechpartner wofür – auch im Unternehmen)
• Such-Blindheit (z. B. lost sein, wenn interne oder externe Anfragen kommen)

Den folgenden Punkt hat das Team noch selbst hinzugefügt:

• Struktur- und Ordnungsblindheit (wo liegt eigentlich was?)

6. Der Blick auf die Stärken

Die Frage war:

Welche unserer Stärken können uns bei der Verbesserung unserer Dokumentationsprozesse unterstützen?

Hier wieder eine Auswahl der Stärken des Teams, mit dem ich gearbeitet habe:

• Problemlösungskompetenz
• Detailliebe
• Teamwork
• Kommunikation
• Harmonie
• Unvoreingenommenheit
• Optimierungskompetenz

7. Priorisieren – Womit wollen wir beginnen?

Im nächsten Schritt haben wir die unter den blinden Flecken gesammelten Entwicklungsfelder priorisiert mit folgender Leitfrage:

Womit wollen wir beginnen? Die Verbesserung welcher Dokumentation hat den größtmöglichen positiven Einfluss auf die anderen Prozesse?

Jede/r hatte die Möglichkeit, 3 Punkte zu kleben und diese nach eigenem Gutdünken zu verteilen.

Gewonnen hat in unserem Fall der SHAREPOINT.

8. Was ist wirklich wesentlich?

Das ist die Standardfrage des Business-Minimalismus, die eine ständige Begleiterin für Dich und Dein Team sein sollte.

Wir haben hier auf das MoSCoW-Modell zurückgegriffen:

• Must have
• Should have
• Could have
• Won't have

… und unter diesem Aspekt die

• Inhaltliche Struktur
• Die funktionalen Anforderungen und
• Die praktische Nutzung gestellt

9. Ran ans Werk!

Noch im Workshop haben wir mit dem Aufräumen begonnen:

• Aus 15 Hauptordnern wurden 7!
• Gelöscht wurde alles (und das war nicht wenig!), was gar nicht in den Ordner gehörte:
  • Dokumente, die nur einzelne Teammitglieder betrafen
  • Alte Dokumente von Mitarbeitenden, die gar nicht mehr im Team sind
  • Leere Ordner
  • Fotos aus anderen Dokumentationen, die irrtümlich hier gelandet waren

Es war beeindruckend, wie übersichtlich der Sharepoint in der Grundstruktur schon nach 20 Minuten war!

• Außerdem hat das Team sich auf eine einheitliche Dokumentenbenennung ab sofort geeinigt, um diese schnell und leicht auffindbar zu machen.

Aber natürlich bleibt noch einiges zu tun. Hierfür haben wir Schritte mit dem Teamboard vereinbart:

Am Ende war die Begeisterung des Teams für das, was schon in kurzer Zeit bewirkt werden kann, sehr groß – auch bei den Skeptiker:innen.

Einige waren in einem Aufräum-Flow und einhellig wurde der aufgeräumte Sharepoint als regelrechte Befreiung empfunden.

Wenn auch Du Lust hast, Dich allein oder mit Deinem Team um Eure Prozesse zu kümmern, geht gerne in der beschriebenen Weise vor. Ich freue mich, wenn Ihr mir ein kurzes Feedback gebt, ob es bei Euch auch so gut gelaufen ist.

Herzlichst
Kathrin